KI‑Richtlinie
Eine KI‑Richtlinie legt verbindlich fest, welche Werkzeuge freigegeben sind, was hineingegeben werden darf, wer die Ergebnisse prüft und wofür der Einsatz untersagt ist. Wir entwerfen sie passend zu Ihrem Haus und stimmen sie mit IT, Datenschutz, Informationssicherheit und, wo ein Gremium besteht, dem Betriebsrat ab.
Was eine KI‑Richtlinie ist
Eine KI‑Richtlinie ist die verbindliche Festlegung, wie in einem Unternehmen mit künstlicher Intelligenz gearbeitet wird. Gemeint ist eine Anweisung, an der sich jeder Beschäftigte orientieren kann, weder Rechtstext noch Leitbild: Welche Werkzeuge sind freigegeben, was darf hineingegeben werden, wer prüft die Ergebnisse, wofür ist der Einsatz untersagt.
Sie ist das Gegenstück zur Beobachtung, dass KI ohne Beschaffungsvorgang ins Haus kommt. Wo es keine Regel gibt, entsteht eine Praxis – und die entsteht an jedem Arbeitsplatz anders. Erfahrungsgemäß beginnt sie damit, dass Beschäftigte mit privaten Zugängen arbeiten, weil es niemand verboten hat und niemand eine Alternative benannt hat.
Weshalb sie gebraucht wird
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Als Nachweis
Die Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4 KI‑VO) und die Rechenschaftspflicht aus dem Datenschutzrecht verlangen belegbare Maßnahmen. Eine Richtlinie mit Inkraftsetzung, Schulung und dokumentierter Kenntnisnahme ist ein solcher Beleg.
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Zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse
Der Schutz eines Geschäftsgeheimnisses setzt angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen voraus (§ 2 Geschäftsgeheimnisgesetz). Wer Konstruktionsdaten, Kalkulationen oder Quellcode in ein frei verfügbares System ohne Vertraulichkeitszusage eingibt, kann diesen Schutz verlieren – und ohne Regelung im Haus fehlt die Maßnahme, auf die man sich später berufen könnte. Dieser Punkt wird regelmäßig übersehen, weil er nicht im Datenschutzrecht steht.
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Zur Entlastung der Beschäftigten
Eine Regel nimmt die Unsicherheit. Wer weiß, was erlaubt ist, nutzt die Werkzeuge – und nutzt sie dort nicht, wo es schadet. Ohne Regel entscheidet jeder selbst, und zwar im Zweifel falsch in beide Richtungen: zu vorsichtig oder zu unbedacht.
Was darin geregelt wird
Stufen
- öffentlich
- intern
- vertraulich
Merkmale quer dazu
- personenbezogen zusätzliche Regeln
- Geschäftsgeheimnis zusätzliche Regeln
Was wohin darf, legt die Richtlinie des Hauses fest.
- Geltungsbereich: für wen und für welche Systeme, einschließlich der KI‑Funktionen in vorhandener Software
- Freigegebene Werkzeuge und das Verfahren, wie ein neues Werkzeug freigegeben wird – private Zugänge für dienstliche Aufgaben ausgeschlossen
- Zulässige Eingaben, abgestuft nach Vertraulichkeit (öffentlich, intern, vertraulich), mit zusätzlichen Regeln für personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnisse
- Prüfung und Freigabe von Ergebnissen, mit erhöhten Anforderungen, sobald etwas das Haus verlässt
- Kennzeichnung von KI‑erzeugten Inhalten nach innen und nach außen
- Untersagte Anwendungen, insbesondere Entscheidungen über Menschen: Bewerberauswahl, Leistungsbewertung, Verhaltensbeobachtung
- Zuständigkeiten: wer freigibt, wer berät, wer im Zweifel entscheidet
- Meldeweg, wenn etwas schiefgeht – ohne Sanktionsdrohung, sonst wird nicht gemeldet
- Protokollierung und Nachweise
- Schulung, Inkraftsetzung und Fortschreibung mit festem Überprüfungsintervall
Wie wir unterstützen
- Aufnehmen, was im Einsatz ist auch Funktionen, die über Updates gekommen sind
- Entwurf passend zu Größe, Branche und dem, was im Haus gearbeitet wird
- Abstimmen IT, Datenschutz, Informationssicherheit, Betriebsrat, wo vorhanden
- Inkraftsetzung und Schulung
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- fortlaufend Fortschreibung mit festem Überprüfungsintervall
Wir nehmen zunächst auf, was tatsächlich im Einsatz ist – einschließlich der Funktionen, die über Updates in vorhandene Software gekommen sind. Daraus entsteht ein Entwurf, der zu Ihrem Haus passt: zu seiner Größe, seiner Branche und dem, was dort wirklich gearbeitet wird.
Den Entwurf stimmen wir mit den Beteiligten ab – IT, Datenschutz, Informationssicherheit und, wo ein Gremium besteht, dem Betriebsrat. Eine Richtlinie zur Nutzung von KI ist je nach Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig – vor allem, wenn die freigegebenen Werkzeuge Verhalten oder Leistung erfassen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG), aber auch bei Regeln zum Ordnungsverhalten im Betrieb (§ 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG). Über die Planung ist der Betriebsrat ohnehin rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Wir formulieren sie von Anfang an so, dass sie diese Abstimmung übersteht, statt sie nachträglich aufzuweichen.
Anschließend begleiten wir Inkraftsetzung, Schulung und die regelmäßige Fortschreibung. Die Fortschreibung ist wichtig, weil sich Werkzeuge und Modelle schneller ändern als jede andere Technik im Haus.
Kurz und benutzbar
Eine Richtlinie, die niemand liest, regelt nichts. Wir schreiben sie so knapp, dass sie an einem Vormittag verstanden werden kann, und so konkret, dass sie im Zweifelsfall eine Antwort gibt. Alles, was darüber hinaus Erklärung braucht, gehört in die Schulung.
Das erste Gespräch
Wenn KI bei Ihnen schon im Einsatz ist, gibt es bereits eine Praxis – sie ist nur nicht aufgeschrieben. Wir sehen uns an, wie sie aussieht, und machen daraus eine Regelung. Das erste Gespräch ist kostenfrei und unverbindlich.